各组（室）：

为实现区政府办公室公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和质量，根据中共中央办公厅、国务院印发的《党政机关公文处理工作条例的通知》（中办发〔2012〕14号）、《海南省人民政府办公厅公文处理工作规程》（琼府办函 〔2010〕178号）、《海口市人民政府工作规则》（海府〔2011〕33号）和《海口市琼山区人民政府公文办理规程》等相关文件的规定，结合琼山工作实际和办公室无纸化办公要求，特制订政府办内部公文办理规程。

一、收文处理

公文办理流程：

1.秘书组收文按照公文报送的有关规定进行初审（对不符合规定的公文进行退文处理），并做初步意见审批给各协调人（需要给区长的文审批给主任）。有办理时限的同时联办给催文员。

2.协调人（或主任）对发现不符合要求的文件进行退文，做详细的拟办意见后直接审批给下一处理人（主任、副区长或区长）。

3.主任、各副区长（或区长）批示后审批给秘书组，秘书组按领导意见联办后审批给联系人，由联系人跟踪落实（区长批示件由区政府督查室负责跟踪。区领导批示前的征求意见由联系人负责转各相关单位，并将意见汇总后报领导参考）。

经费请示类公文办理流程：区有关单位（电子来文申请）→区政府办（秘书组做出拟办意见）→主任提出办理意见→分管副区长审核（如同意转区财政提意见，审批回秘书组账户；如不同意转区财政提意见，按正常流程办文）→秘书组（联办到区财政局或有关单位）→区财政局或有关单位（提意见原文回办）→秘书组、主任审批（如财政局原则同意，审批给分管副区长；如区财政局有异议，退回原单位）→分管副区长审批→分管财政副区长（按规定权限审批或呈批）→区长（按规定权限审批或提交上会）→秘书组（上传区领导最终批示件封面）→区财政局（审核拨款）。（相关规定参考琼山党办发[2016]16号文）。

注：遇紧急文件，办文人员都可先将文件联办给各单位；拟办意见必须明确具体部门，如写各有关（相关）部门或表述不清楚时退给办理人重新写拟办意见；涉及多个部门的，秘书组或协调人做意见时需同时呈几个领导和几个部门（必须定一个牵头部门），然后呈主任；每个环节都需把关，发现不符合要求的文件都要做退文处理。

公文催办：

由秘书组负责牵头抓总，联系人密切配合落实。秘书组应定期组织开展公文督办情况清理和通报。

催文员：所有有办理时限或征求意见需回复的来文，催文员进行第一手登记，并在时限到期的前一天对联系人进行催办，并做好催办登记工作。没有办理时限，由各联系人进行跟踪催办。

值班人员：会议系统来文需回复的，由值班人员填写催办公文登记表，在公文处理时限到期的前一天进行第一次催办（视实际情况可提前）并填写登记表，时限当天进行第二次催办并填写登记表，如在时限内完成，在备注处标注，如催办两次后仍未按时办理，报区政府督查议案室进行通报。市里会议需报送参加人员的，值班人员应负责通知、协调并收集有关信息统一向市政府及部门回复,各协调人、联系人必须密切配合。

联系人：各协调人、联系人为各自对接、联系口催办督办主要责任人（以联系人为主）。对受理的公文要做好登记备查并在规定的时限内提出办理意见，跟踪办理进程并及时催办督办至办结。

督查议案室：区长批示件由收文员转区政府督查议案室直接进行跟踪督办；配合秘书组对公文办理落实不力的进行通报批评。

注：办公室所有人员根据工作需要，都可对即将到期的公文进行公文网催办。

公文督办：

实行公文处理限时跟踪督办，对进入系统的公文，由秘书组负责督办，具体负责督办办理公文人员；协调人、联系人负责跟踪督办相关单位部门。重要的领导批示件经区政府各领导或主任批办后，交由督查议案室负责督办，并将批示件的办理结果以专报的形式向有关领导汇报，并一式两份由督查室和秘书组分别存档。

二、发文处理

发文流程：

（一） 区属单位从公文网来文请示发文：

    1.秘书组收文按公文报送的有关规定进行初审（对不符合规定的文件进行退文处理），发送给联系人。

    2.由联系人对区属单位上报并经区领导同意的代拟稿，第一次文字把关后用公文网拟稿发文，连同整份文件发给协调人。

2.由协调人对代拟稿进行第二次把关后用公文网拟稿发文，在呈批表上写清“已核，呈某某批示”后审批给区政府办主任或副区长,同时将区领导同意发文的原稿（包括呈批表）交联系人保管。

    注：协调人、联系人应为公文文字把关AB岗，根据工作需要可交替进行审稿。

3.主任签发或区领导同意发文（各联系人用区领导账号代录），审批给发文员，同时将区领导同意发文的原稿（包括呈批表）交发文员存档。

4. 发文员下载代拟稿进行文件排版，制定文种文号（“编号”），并将修改后的代拟稿制作成正式文件，并将正式文件（PDF版）上传更新替换原稿，盖章发文。（跨阶段→进入印发→选择下一处理人（即发文员本人）→发外单位）。同时发文员要将负责做好文件存档工作，即一份呈批表，定稿word版文件，一份红头未盖公章文件，一份区领导签发的文件。

注：如遇紧急发文，可按原渠道先走纸件审批发文，后再对公文网进行补录。

（二）直接拟稿发文：

1.联系人初审排版、上传代拟稿（若是职能部门发来政府办的，由秘书组转给联系人）；填写“标题”“发送范围”“公开属性”；在发文呈批表“处室核稿意见”栏中作意见“呈XX阅示”，然后审批给各协调人。

2.协调人下载代拟稿进行修改，并将修改后的代拟稿上传更新替换原稿；在发文呈批表“处室核稿意见”栏中作意见“呈XX主任或区领导阅示”，然后根据实际情况审批给主任或区领导。

3.主任下载代拟稿进行修改，并将修改后的代拟稿上传更新替换原稿；在发文呈批表“处室核稿意见”栏中作意见“呈XX区领导批示”，然后审批给区领导。

4.区领导下载代拟稿进行修改，并将修改后的代拟稿上传更新替换原稿；在发文呈批表“领导审核意见”或“领导审批”栏中作意见，然后审批给发文员（因大部分区领导不习惯使用党政网，由联系人负责下载打印呈区领导审批，再进行代录）。   

5.发文员下载代拟稿进行文件排版，制定文种文号（“编号”），并将修改后的代拟稿制作成正式文件，并将正式文件（PDF版）上传更新替换原稿；盖章发文。（跨阶段→进入印发→选择下一处理人（即发文员本人）→发外单位）。同时发文员要负责做好文件存档工作，即一份呈批表，定稿word版文件，一份红头未盖公章文件。

（三）两办联合发文的，属区政府直属部门、各镇政府和街道办起草的文件，按我办处理代拟稿流程办理。其他事项要求以区委办为主。

注：区级发文审批给发文员苏美燕，市级发文审批给发文员周丽娇。