免复印件即办，电子档案永久备查！琼山租赁证“便民+规范”双升级

在传统办理模式中，群众办理房屋租赁登记备案，需提前准备身份证、房产证明等多类纸质复印件，单笔业务平均需自备多张纸质材料，复印量大、备料繁琐、耗时费力。推行“原件核验+电子存档”新模式后，全面取消群众自备纸质复印件环节，窗口现场核验原件、同步电子化归档。

经过减法优化的成效显著，群众自备纸质复印材料减少超85%，房屋租赁备案事项受理时长平均缩短30%，真正实现大幅减材料、减环节、减时长。不少办事群众纷纷点赞：“真的不用复印吗？”“高峰期没人排队，原来是服务升级了！”

从以往多页复印、备料繁杂，到如今零复印件、原件即办。从过去群众反复跑腿准备材料，到现在数据电子化一键存档，服务质效与群众办事体验得到全方位提升。

在“免复印件”便民办理基础上，琼山区进一步优化房屋租赁备案、延续、注销档案管理，推行全流程电子化归档、标准化管理、长效化留存。新规范要求工作人员办得快、录得准、归得全、管得牢、存得久。

归档全闭环。 工作人员落实“受理即归档、办结即核验”，将申请资料、佐证材料、审批表单、影像记录等全部纳入电子档案，逐项核对，确保真实完整、清晰可辨、要素齐全，实现流程可追溯、办件可核查、权责可厘清。

录入有标准。 严格按录入规范、格式标准和命名规则分类整理、规范扫描，确保页面平整、信息清晰、印章完整。窗口交叉互查、管理组常态抽查，发现问题即查即改，推动统一标准、统一流程、统一规范。

存储双保险。办件依托于海口市行政审批综合信息平台，按编码落实“一户一档”管理，同时进行本地定期备份，为档案长效安全多加一道“安全锁”。遵守备份和分级授权制度，规范查阅、调取、流转、导出，防范丢失、篡改、泄漏风险。

留存终身责。 树牢“档案终身负责”意识，对办件卷宗、办理记录、变更注销信息应归尽归、全程留痕，永久备查、不设自动清理周期，确保电子档案与纸质档案同等效力，为监管、调处、复议、溯源提供可靠支撑。

前有“免复印件”减环节、减材料、减负担，后有“全流程电子档案”管长远、防风险、可追溯。从“纸质材料成堆、群众反复复印”到“原件核验、一键归档”，从“分散留存、不便追溯”到“全程闭环、规范管理”。

琼山区政务服务中心将持续优化流程、健全长效机制，推动政务服务从“便民减负”向“规范提质、长效治理”纵深提升，让每一位办事群众轻装上阵、满意而归。